Протокол совещания при директоре: образец и структура

Совещание при директоре созывает первое лицо, и протокол здесь ближе к распорядительному документу: поручения из него часто идут в работу напрямую, а сам протокол хранится в номенклатуре дел.

Когда составляют такой протокол

регулярные совещания у руководителя организации
разбор отклонений и спорных вопросов между подразделениями
постановка задач, которые затрагивают несколько отделов
фиксация решений, влияющих на бюджет или сроки

Что должно быть в протоколе

наименование организации в шапке
вид документа, номер и дата
место проведения
председательствующий — как правило, директор
секретарь совещания
присутствующие и приглашённые отдельными списками
повестка, решения, поручения
подписи председательствующего и секретаря

Образец протокола

Имена, даты и суммы вымышлены — замените на свои.

Шапка

ООО «Гранит»

ПРОТОКОЛ

совещания при генеральном директоре

12.09.2026 № 31

г. Казань

Председательствующий: Ахметов Р. И., генеральный директор

Секретарь: Белова О. К., помощник генерального директора

Присутствовали: Смирнов А. В., Николаев Д. А., Гафурова Л. Р.

Приглашённые: Иванов П. С., руководитель подрядной организации

Повестка дня

1. Итоги третьего квартала по выручке и марже.

2. Просроченная дебиторская задолженность.

3. План найма на четвёртый квартал.

Ход совещания

1. СЛУШАЛИ: Гафурову Л. Р. Выручка за квартал — 42,6 млн руб., план выполнен на 96%. Маржа ниже плановой на 3 процентных пункта из-за роста стоимости материалов.

ВЫСТУПИЛИ: Смирнов А. В. — предложил пересмотреть условия с двумя поставщиками.

РЕШИЛИ: подготовить сравнение условий по трём поставщикам и вынести на следующее совещание.

2. СЛУШАЛИ: Белову О. К. Просроченная дебиторская задолженность — 3,1 млн руб., из них свыше 90 дней — 1,4 млн руб.

РЕШИЛИ: по задолженности свыше 90 дней передать документы в юридический отдел для претензионной работы.

3. СЛУШАЛИ: Николаева Д. А. о потребности в двух инженерах и одном сметчике.

РЕШИЛИ: согласовать наём двух инженеров, по сметчику вернуться после анализа загрузки.

Поручения

1. Подготовить сравнение условий по трём поставщикам — Смирнов А. В. — до 19.09.2026.

2. Передать документы по дебиторской задолженности свыше 90 дней в юридический отдел — Белова О. К. — до 16.09.2026.

3. Открыть две вакансии инженера — Николаев Д. А. — до 18.09.2026.

4. Представить анализ загрузки сметного направления — Николаев Д. А. — до 26.09.2026.

Подписи

Председательствующий ______________ Р. И. Ахметов

Секретарь ______________ О. К. Белова

Частые ошибки

Так не надо. Директор подписывает протокол как «Утверждаю».

А так надо. Протокол совещания подписывают председательствующий и секретарь. Гриф утверждения ставят на других документах — например, на плане мероприятий, который принят этим протоколом.

Так не надо. Присутствующие и приглашённые свалены в один список.

А так надо. Приглашённые указываются отдельно: они участвуют по конкретному вопросу и не входят в состав участников совещания.

Так не надо. «Решили усилить работу с дебиторкой.»

А так надо. «Передать документы по задолженности свыше 90 дней в юридический отдел — Белова О. К. — до 16.09.2026.»

Не переписывайте с диктофона вручную

Загрузите запись совещания — Dicto расшифрует её по говорящим и соберёт протокол с этой же структурой: участники, вопросы, решения, поручения со сроками. Останется проверить формулировки и подписать.

Собрать протокол из записи Как это работает

Без карты, 30 минут на пробу при регистрации.

Частые вопросы

Кто подписывает протокол совещания при директоре?

Председательствующий и секретарь. Директор подписывает как председательствующий, отдельного утверждения протокол не требует.

Сколько хранится такой протокол?

Срок зависит от содержания и закрепляется в номенклатуре дел организации. Протоколы совещаний по основной деятельности обычно хранят не менее пяти лет, а по кадровым и финансовым вопросам — дольше.

Нужно ли записывать совещание на диктофон?

Не обязательно, но запись снимает споры о формулировках. Предупредите участников о записи — это и вежливо, и правильно с точки зрения обработки персональных данных.